Dunkle Bergkette mit blauen Lichtakzenten vor einem nächtlichen Himmel
KI-Automatisierung für Unternehmen

KI-Automatisierung für Unternehmen: wiederkehrende Arbeit vereinfachen

Anfragen sortieren, Dokumente auslesen und Daten übertragen: MAEX Tech entwickelt KI-Automatisierung für konkrete Unternehmensprozesse.

Wir beginnen mit einem begrenzten Ablauf und prüfen Nutzen, Qualität und Freigaben im Pilotprojekt. Sie sehen, welche Arbeit unterstützt wird und wo Ihr Team die Kontrolle behält.

Rufen Sie uns an+43 664 22 81 677 E-Mailoffice@maex.tech
Automatisierungspotenzial prüfen Beispielablauf ansehen
Prozess Zuerst verstehen Aufgabe, Daten und Ausnahmen erfassen.
Systeme Sinnvoll verbinden Ihre Programme passend verbinden.
KI-Einsatz Kontrolliert Ergebnisse prüfen und Freigaben festlegen.
  • Ihren Ablauf verstehen Mit einer konkreten wiederkehrenden Aufgabe beginnen.
  • Im Pilot prüfen Nutzen und Qualität an geeigneten Vorgängen bewerten.
  • Kontrolle festlegen Berechtigungen und menschliche Freigaben einplanen.
Automatisierung im Unternehmensalltag

Welche Arbeit wiederholt sich in Ihrem Team?

Ihr Team überträgt Angaben aus E-Mails, prüft dieselben Pflichtfelder oder sucht Informationen in mehreren Programmen? Solche Arbeitsschritte können Zeit binden und die Bearbeitung verzögern.

Wir prüfen einen konkreten Ablauf und das benötigte Ergebnis. Das kann ein vollständig vorbereiteter Vorgang, ein geprüfter Datensatz oder ein Antwortentwurf sein. Ob feste Regeln, Schnittstellen oder KI helfen, entscheidet sich anhand der Aufgabe.

  • Anfragen vorsortieren

    Angaben erfassen und Rückfragen vorbereiten.

  • Dokumente auslesen

    Benötigte Felder erfassen und Abweichungen zur Prüfung markieren.

  • Angebote vorbereiten

    Anforderungen und Kundendaten für den Vertrieb zusammenführen.

  • Kundenservice unterstützen

    Antworten aus freigegebenem Wissen vorbereiten.

  • Produktdaten ordnen

    Attribute und Kategorien zuordnen; fehlende Angaben markieren.

  • Berichte vorbereiten

    Kennzahlen bündeln und auffällige Entwicklungen zur Prüfung zeigen.

Von der Prozessaufnahme bis zum Betrieb

KI-Automatisierung für Unternehmen: Was MAEX übernimmt

Wir vereinbaren, welcher Ablauf unterstützt wird, welche Ergebnisse geprüft werden und wer den Betrieb übernimmt. Analyse, begrenzter Pilot und spätere Einführung werden im Angebot getrennt beschrieben.

Sie erhalten den dokumentierten Ist- und Sollprozess, eine Bewertung der möglichen Anwendungsfälle nach Nutzen, Aufwand, Risiko und Machbarkeit sowie eine Übersicht der Datenquellen, Zugriffe und Zuständigkeiten. Der priorisierte Ablauf wird als funktionsfähiger Pilot mit nachvollziehbaren Qualitäts- und Freigaberegeln umgesetzt.

Geeignete Schnittstellen verbinden vorhandene Software. Benötigt Ihr Team eine eigene Übersicht zum Prüfen und Freigeben, kann eine Web-App mit Benutzerrechten dazugehören. Shopbezogene Aufgaben werden mit Ihren E-Commerce-Prozessen abgestimmt.

Zur vereinbarten Übergabe gehören Konfigurationen, Datenflüsse, Abhängigkeiten, Betriebsinformationen und eine Einweisung. Daten, Zugänge, Nutzungsrechte und Drittanbieter-Lizenzen werden vertraglich geregelt. Besprechen Sie Ihren ersten Automatisierungsprozess mit Martin.

  • Ein bewerteter Prozess

    Nutzen, Datenlage und Aufwand nachvollziehbar einordnen.

  • Ein prüfbarer Pilot

    Den begrenzten Ablauf mit Regeln, Daten und Freigaben umsetzen.

  • Eine abgestimmte Integration

    Systeme verbinden und Zuständigkeiten klären.

  • Ein geregelter Betrieb

    Dokumentation, Einweisung und nächsten Ausbau vorbereiten.

Prozesse und technische Umsetzung verbunden

Ihren Prozess direkt mit Martin Exenberger planen

Martin Exenberger von MAEX Tech betrachtet Ablauf, Daten und vorhandene Systeme gemeinsam. Sie besprechen Analyse und technische Umsetzung direkt mit dem Verantwortlichen.

Eine eigene IT-Abteilung ist nicht zwingend nötig. Für das Projekt brauchen wir Ansprechpartner, die den Prozess, die Systeme und Zugänge kennen. Bei komplexen Integrationen werden interne oder externe IT-Verantwortliche einbezogen.

MAEX Tech sitzt in Kirchbichl im Bezirk Kufstein. Workshops und Prozessaufnahmen können bei Unternehmen in Tirol persönlich stattfinden. Konzeption, Entwicklung und Betreuung lassen sich digital für Unternehmen in Österreich und Deutschland organisieren.

Sind mehrere Vorhaben offen, hilft eine Digitalisierungsberatung, die nächsten Schritte zu priorisieren. Für einen ausgewählten Prozess genügt zunächst eine Beschreibung des heutigen Ablaufs.

  • Direkte Projektführung

    Sie besprechen den Ablauf direkt mit dem Verantwortlichen für Analyse und technische Umsetzung.

  • Erfahrung mit digitalen Systemen

    Websites, WooCommerce, Web-Apps, Plugins, APIs und Datenflüsse können in die Automatisierung einbezogen werden.

  • Klar definierter Umfang

    Der erste Anwendungsfall wird nachvollziehbar begrenzt und vor einem größeren Ausbau geprüft.

  • Transparente Architektur

    Datenquellen, eingesetzte Systeme, Abhängigkeiten und Freigaben bleiben dokumentiert.

  • Weiterentwicklung nach Nutzung

    Neue Funktionen werden anhand realer Fälle und festgestellter Anforderungen priorisiert.

  • Persönlich und digital

    Workshops sind in Tirol persönlich möglich. Projekte werden ebenso für Unternehmen in Österreich und Deutschland digital umgesetzt.

Digitale Systeme im realen Einsatz

Digitale Systeme an betriebliche Aufgaben anpassen

Die Projektseiten zeigen umgesetzte Websites, individuelle Funktionen und digitale Abläufe mit der jeweiligen Aufgabe. Welche Automatisierung für Ihren Betrieb sinnvoll ist, prüfen wir anhand Ihres konkreten Prozesses.

Alle Projekte ansehen
Erfahrungen aus der Zusammenarbeit

Was Kunden an Beratung und Umsetzung schätzen

Echte Rückmeldungen zu technischer Einordnung, Kommunikation, Umsetzung und laufender Betreuung – direkt aus realen Projekten.

5/ 5 12 Bewertungen auf Google
Alle Google-Bewertungen ansehen
Selami Yildirim vor 6 Monaten

Einmal MAEX Tech Studio!!!
Nur noch immer MAEX Tech Studio!!!
Ich/wir sind außerordentlich zufrieden mit der Zusammenarbeit und dem Ergebnis
Beratung und Dienstleistung 5 von 5 Sterne
Produktergebnis 5 von 5 Sterne
Betreuung, Kommunikation, fachliche Kompetenz, Know How und die Professionelle Betreuung auf sehr höchstem Niveau
Für uns kommt keiner mehr in Frage
Lieber Martin es eine Bereicherung dich kennengelernt zu haben und ich freue mich auf weitere Zusammenarbeit
Danke Dir

Sandra Rasch vor einem Jahr

Meine Website brauchte eine Auffrischung. Wir entschieden uns sie vollkommen neu aufzusetzen, und dies wurde kompetent, sehr zuverlässig und umfangreich umgesetzt.
Der Inhalt wurde gut erfasst und farblich, sowie strukturell sehr harmonisch zum Ausdruck gebracht und unterstützt.
Insgesamt sehr sympathisch, eine gute Zusammenarbeit, viel Wissen und es wird sich um alles gekümmert. Sehr zu empfehlen, vielen Dank.

Gaby Schuler vor 2 Jahren

Die Guides vom Verein "Entdecke das Land" ( www.kufstein.guide) bedanken sich herzlich für die Erstellung der neuen Vereins-Webseite! Gute, kompetente Arbeit!!!

Martin Haselsberger vor 7 Jahren

Super Kompitent, Verlässlich und Sympatisch! Preis Leistung völlig ok!
Zum weiterempfehlen!!

Michaela Schulze vor 8 Jahren

Perfekter Service und schnelle Problemlösung mit super Kenntnissen!

Von der E-Mail zum bearbeitbaren Vorgang

Beispiel: Eine Anfrage zur Bearbeitung vorbereiten

Ausgangslage: Eine Anfrage kommt per E-Mail mit Anhängen. Ein Mitarbeiter liest die Nachricht, sucht Kundendaten, überträgt Angaben, prüft die Vollständigkeit und leitet den Vorgang weiter.

Die KI bereitet mögliche Angaben zu Thema, Kunde, Standort, Produkt oder Leistung aus der Nachricht vor. Prüfregeln vergleichen Pflichtangaben mit vorhandenen Informationen und markieren Widersprüche. Ein CRM-, Ticket- oder Verwaltungssystem kann den Vorgang mit vorgeschlagener Priorität vorbereiten.

Eine verantwortliche Person prüft und korrigiert die Angaben. Erst die vereinbarte Freigabe löst weitere Schritte wie Eingangsbestätigung, Aufgabe, Termin oder Statusänderung aus. Das Beispiel beschreibt einen möglichen Ablauf und ist keine Kundenreferenz. Lassen Sie Ihren eigenen Prozess einordnen.

  • 01 Erfassen und einordnen

    E-Mail und Anhänge zuordnen; relevante Angaben vorbereiten.

  • 02 Angaben prüfen

    Pflichtfelder, fehlende Daten und Widersprüche markieren.

  • 03 Vorgang vorbereiten

    Vorgang und Priorität im Zielsystem vorbereiten.

  • 04 Menschlich freigeben

    Angaben prüfen, bei Bedarf korrigieren und den Schritt bestätigen.

  • 05 Folgeschritte auslösen

    Freigegebene Aufgaben und Statuswechsel ausführen.

Ein wiederkehrender Ablauf mit klarer Grenze

Welcher Prozess eignet sich als erster Schritt?

Ein guter Einstieg hat einen erkennbaren Anfang, verwertbare Eingangsdaten und ein überprüfbares Ergebnis. Seltene Sonderfälle oder unklare Zuständigkeiten sollten zuerst geklärt werden.

Einen wiederkehrenden Ablauf auswählen

Ein geeigneter erster Prozess kommt häufig vor und hat ein klar erkennbares Ergebnis. Wir erfassen Eingaben, beteiligte Personen, Bearbeitungszeit und typische Ausnahmen. Ein begrenzter Pilot hält Aufwand und Prüfung überschaubar.

Das kann beispielsweise die Einordnung einer Anfrage oder die Vorbereitung strukturierter Daten sein. Die konkrete Aufgabe wird anhand Ihres Betriebs gewählt.

Gute Hinweise sind tägliche oder wöchentliche Wiederholungen, manuelle Übergaben zwischen E-Mail, Tabellen und Fachsystemen oder regelmäßig fehlende Pflichtangaben. Fallzahl, Bearbeitungszeit, Wartezeit und Korrekturen sollten erfassbar sein. Sonderfälle brauchen einen erkennbaren Weg zur verantwortlichen Person.

Auch für kleine Unternehmen kann sich ein Pilot eignen. Entscheidend sind Fallzahl, Aufwand, Datenlage und erwartbarer Nutzen. Der Pilot prüft Datenqualität, technische Anbindung, Ergebnisqualität und Akzeptanz, bevor ein größerer Ausbau beauftragt wird.

Regeln, Schnittstellen und KI passend einsetzen

Eindeutige Regeln und strukturierte Daten können häufig mit klassischen Abläufen verarbeitet werden. KI wird dort geprüft, wo wechselnde Texte oder Dokumente eingeordnet werden sollen.

Benötigte Schnittstellen und gegebenenfalls WordPress-Erweiterungen werden technisch abgegrenzt. Die Auswahl eines Werkzeugs folgt erst nach der Prüfung des Prozesses.

Einen wiederkehrenden Ablauf erprobenEin klarer erster Schritt

Prozess-Pilot

1 Automatisierungsablauf

Paketdetails

Für eine einzelne, gut abgrenzbare Aufgabe, etwa einen Vorgang aus vorhandenen Informationen vorzubereiten. Ein begrenzter Ablauf macht Technik und Ergebnis prüfbar.

  • Auslöser, Eingaben und erwartetes Ergebnis festlegen
  • Die vereinbarten Schritte als begrenzten Pilot umsetzen
  • Vorhandene Zugänge und Daten auf Eignung prüfen
  • Qualitätsregeln und nötige Freigaben berücksichtigen
  • Ergebnisse mit abgestimmten Testfällen prüfen

Ein Ablauf mit bis zu 2 vorhandenen Systemen und bis zu 5 Schritten. Nutzbare Datenzugänge und klare Regeln sind Voraussetzung.

1.200€netto / einmalig
Prozess-Pilot anfragenNennen Sie die wiederkehrende Aufgabe und zwei beteiligte Systeme.
Zusammengehörige Aufgaben verbinden

Prozess-Verbund

Bis zu 3 zusammengehörige Abläufe

Paketdetails

Für mehrere Arbeitsschritte, die Informationen zwischen vorhandenen Anwendungen weiterreichen. Sie erhalten zusammenhängende Abläufe mit abgestimmten Datenwegen und Zuständigkeiten.

  • Zusammengehörige Abläufe gemeinsam strukturieren
  • Datenfelder und maßgebliche Datenquellen abstimmen
  • Übergaben zwischen den beteiligten Systemen umsetzen
  • Verantwortlichkeiten und menschliche Freigaben festhalten
  • Den vereinbarten Prozessverbund mit Beispieldaten prüfen

Bis zu 3 Abläufe mit insgesamt bis zu 3 Systemen. Auslöser, Datenrichtungen und Funktionsgrenzen werden vorab vereinbart.

3.500€netto / einmalig
Prozess-Verbund anfragenBeschreiben Sie, welche Informationen wohin weitergegeben werden.
Mehrere Abläufe koordiniert einführen

Team-Automatisierung

Bis zu 5 zusammengehörige Abläufe

Paketdetails

Für einen größeren zusammenhängenden Prozess über mehrere Anwendungen. Fehlerbehandlung und Übergabe werden mitgeplant, damit Ihr Team Vorgänge und Ausnahmen nachvollziehen kann.

  • Mehrere verbundene Abläufe und Systemgrenzen planen
  • Datenzugriffe und erlaubte Aktionen je System begrenzen
  • Erkennbare Fehler und Eskalationswege vereinbaren
  • Normale Abläufe und relevante Ausnahmen prüfen
  • Konfigurationen, Datenwege und Zuständigkeiten übergeben

Bis zu 5 Abläufe mit insgesamt bis zu 5 Systemen, Fehlerbehandlung und Übergabe. Eine individuelle Machbarkeitsprüfung ist erforderlich.

8.000€netto / einmalig
Team-Automation besprechenNennen Sie Systeme, Beteiligte und wichtige Ausnahmefälle.
Für einen kontrollierten Einstieg
  • Ist- und Sollablauf im vereinbarten Umfang festhalten
  • Regeln, KI-Einsatz und Datenzugriffe an der Aufgabe ausrichten
  • Grundlegende Funktions- und Qualitätsprüfung mit vereinbarten Testfällen
  • Grenzen, Freigaben und Zuständigkeiten nachvollziehbar dokumentieren

Einmalige Richtpreise netto für den vereinbarten Prozessumfang. Schritte, Regeln, Datenmengen, Auslöser und Systemgrenzen werden vorab festgelegt; bei mehreren Abläufen gilt die Systemzahl für das gesamte Paket. Zusätzliche Systeme, die Übernahme bestehender Automatisierungen und weiterführende Schulungen sind gesonderter Umfang. Eine eigene Web-App oder Verwaltungsoberfläche wird separat angeboten. Plattformlizenzen, Hosting, Speicher, API- und KI-Verbrauch sowie laufender Betrieb und Betreuung sind nicht im einmaligen Richtpreis enthalten. Das endgültige Angebot folgt nach der Machbarkeitsprüfung.

Nutzen nachvollziehbar bewerten

Was kostet KI-Automatisierung – und lohnt sie sich?

Vor der Umsetzung erfassen wir Fallzahl, Bearbeitungszeit und typische Nacharbeit. Nach dem Pilotprojekt werden dieselben Kriterien erneut betrachtet und den Entwicklungs- und Betriebskosten gegenübergestellt.

Zur Bewertung gehört auch die Zeit für Kontrolle, Korrekturen und Ausnahmefälle. Erst dieser Vergleich zeigt, ob sich der weitere Ausbau für Ihren Betrieb lohnt.

Ausgangslage und Ergebnis vergleichen

Wir erfassen Fallzahl, durchschnittliche Bearbeitungszeit, beteiligte Personen, Wartezeiten, Rückfragen, Korrekturen, doppelte Dateneingaben, Systemkosten und geschäftliche Bedeutung des Prozesses.

Nach dem Pilot betrachten wir dieselben Kriterien sowie Vollständigkeit der Daten, interne Zuordnung, Nachvollziehbarkeit, Bearbeitungskapazität und Akzeptanz im Team. Eine vorbereitete Antwort entlastet erst dann, wenn Prüfung und Korrektur nicht denselben Aufwand verursachen.

Geeignete Testfälle, Qualitätsgrenzen und Eskalationswege werden vor der ersten Einführung vereinbart. Unsichere Vorgänge gelangen zur zuständigen Person. Die Kontrolle der Ergebnisse ist Bestandteil der Bewertung.

Entwicklung und laufenden Aufwand planen

Analyse, Prozessumfang, Schnittstellen und Qualitätssicherung bestimmen die Entwicklungskosten. Der Pilot wird vorab abgegrenzt und kalkuliert. API-Nutzung, Plattformlizenzen, Speicher und Betreuung können laufende Kosten verursachen.

Die Projektdauer hängt von Datenlage, Zahl der beteiligten Systeme, verfügbaren Schnittstellen und Prüfungen ab. Ein begrenzter Pilot hat andere Abhängigkeiten als ein abteilungsübergreifender Ablauf. Umfang und benötigte Mitwirkung werden im Angebot festgehalten.

Datenzugänge und erlaubte Aktionen werden auf die Aufgabe begrenzt. Vertrauliche Daten, Aufbewahrung und Anbieterbedingungen müssen vor der produktiven Verarbeitung geklärt sein. Besprechen Sie Nutzen und Aufwand Ihres Vorhabens.

Fünf Phasen mit klaren Ergebnissen

In fünf Phasen zum Pilotprojekt

Jede Phase liefert ein prüfbares Ergebnis. Dadurch werden technische und wirtschaftliche Risiken eingeordnet, bevor ein größerer Ausbau erfolgt.

  1. 01

    Prozess aufnehmen

    Wir erfassen Arbeitsschritte, Beteiligte, Systeme, Ein- und Ausgaben sowie Sonderfälle. Fallzahlen und Bearbeitungszeiten beschreiben die Ausgangslage.

  2. 02

    Nutzen bewerten und planen

    Lösungen werden nach Nutzen, Aufwand, Risiko und Machbarkeit eingeordnet. Wir definieren Zielablauf, Schnittstellen, Grenzen, Freigaben und Qualitätsregeln.

  3. 03

    Pilot entwickeln und prüfen

    Ein begrenzter Pilot verarbeitet reale oder repräsentative Vorgänge. Technik, Ergebnisqualität, Kontrollaufwand und Akzeptanz werden gemeinsam geprüft.

  4. 04

    Integrieren und übergeben

    Nach erfolgreicher Prüfung wird der vereinbarte Ablauf eingebunden. Dokumentation und Einweisung erklären Bedienung, Grenzen und Fehlerwege.

  5. 05

    Betrieb prüfen und ausbauen

    Ergebnisse und Fehlerfälle werden nach Vereinbarung überwacht. Änderungen an Daten, Prozessen oder Systemen werden bewertet; weitere Funktionen folgen nach Priorität.

Digitalisierung, Automatisierung und KI

Welche Aufgaben übernehmen Regeln und KI?

Digitalisierung, Automatisierung und KI beschreiben unterschiedliche Schritte. Bei der Digitalisierung wird ein Ablauf digital erfasst, etwa Einsatz, Fotos, Status und Notizen eines Servicetechnikers.

Feste Regeln passen zu eindeutigen Ereignissen und Bedingungen. Sie können Vorgänge anlegen, Zuständigkeiten zuweisen oder Bestätigungen versenden. KI wird dort geprüft, wo Texte, Dokumente, Bilder oder andere unstrukturierte Informationen erkannt, eingeordnet oder zusammengefasst werden sollen.

In einem verbundenen Ablauf greifen beide zusammen: Inhalte werden erkannt, Pflichtangaben geprüft, Daten ergänzt und Vorgänge zur Freigabe vorbereitet. Eine Automatisierung benötigt deshalb nicht grundsätzlich KI.

  • Digital erfassen

    Informationen in einem klaren Ablauf verfügbar machen.

  • Feste Regeln ausführen

    Eindeutige Bedingungen mit festgelegten Aktionen verbinden.

  • Inhalte mit KI verarbeiten

    Wechselnde Texte, Dokumente oder Bilder einordnen.

  • Schritte verbinden

    Ergebnisse prüfen und für den nächsten Arbeitsschritt nutzen.

Technologie passend zur Aufgabe

Technik passend zu Ihrem Ablauf auswählen

Die Architektur richtet sich nach Aufgabe, Datenlage, beteiligten Systemen und dem erforderlichen Kontrollniveau. Website, Shop, Kundenverwaltung (CRM), Warenwirtschaft (ERP), E-Mail, Formulare und Dateien können über geeignete APIs oder andere nutzbare Integrationen verbunden werden. Verfügbare Zugänge und technische Möglichkeiten werden vor der Zusage geprüft.

Bei Anfragen lassen sich Anfragetyp, Dringlichkeit und relevante Angaben vorbereiten, fehlende Informationen markieren und Antwortentwürfe zur Prüfung erstellen. Dokumenttypen können erkannt, definierte Felder ausgelesen, Angaben validiert und Dateien geordnet abgelegt werden.

Im Vertrieb können Kundenanfragen erfasst, Kundendaten ergänzt, Anforderungen zusammengefasst, Angebotsgrundlagen vorbereitet, Wiedervorlagen gesetzt und Gesprächsnotizen dokumentiert werden. Für den Kundenservice werden freigegebene Dokumente durchsucht, Quellen zu Antworten angegeben und ungeklärte Fälle an Verantwortliche übergeben.

Bei Produktdaten können Attribute vereinheitlicht, Kategorien zugeordnet und fehlende Felder erkannt werden. Beschreibungen und Metadaten werden zur Prüfung vorbereitet. Berichte führen Kennzahlen zusammen, erläutern Entwicklungen, markieren Abweichungen und informieren Verantwortliche.

Benötigte Schnittstellen, Plugins oder eine Kontrolloberfläche im Browser werden passend zum Prozess entwickelt. Die Auswahl eines Werkzeugs erfolgt nach der fachlichen und technischen Prüfung.

  • Regelbasierter Workflow

    Für eindeutige Bedingungen und Aktionen: Formulare verarbeiten, Status ändern, Daten übertragen, Benachrichtigungen versenden, Freigaben anfordern und Fristen überwachen.

  • KI-gestützter Verarbeitungsschritt

    Für Sprache, Dokumente und wechselnde Inhalte: kategorisieren, Informationen extrahieren, zusammenfassen, Textentwürfe vorbereiten und Quellen durchsuchen.

  • KI-Agent innerhalb definierter Grenzen

    Für mehrstufige Aufgaben: Systeme abfragen, Vorgänge vorbereiten, Schritte nacheinander ausführen, Ausnahmen erkennen und Freigaben einholen.

  • Individuelle Kontrolloberfläche

    Für Mitarbeitende: Vorgänge anzeigen, Status verwalten, Ergebnisse korrigieren, Regeln konfigurieren, Protokolle einsehen und Ausnahmen bearbeiten.

Verantwortung im Prozess

Klare Zuständigkeiten und Freigaben

Wir legen fest, welche Daten verarbeitet werden und wer Ergebnisse prüft. Datenarten, Verwendungszweck, Speicherorte, Übertragungswege und Zugriffsrechte werden erfasst. Die Lösung verarbeitet die benötigten Daten mit passenden Berechtigungen.

Automatische Prüfungen können Fehler übersehen. Wichtige Ergebnisse werden deshalb von verantwortlichen Personen geprüft. Unvollständige, unsichere oder technisch fehlgeschlagene Vorgänge erhalten einen definierten Fehlerweg. Kundenwirksame, finanzielle, rechtliche oder sensible Aktionen werden entsprechend dem abgestimmten Prozess an Freigaben gebunden.

Ein KI-Agent kann mehrstufige Aufgaben innerhalb festgelegter Grenzen vorbereiten oder ausführen. Erlaubte Aktionen, Systemzugriffe und Qualitätsgrenzen werden vorher bestimmt. Der ungeprüfte Versand verbindlicher Angebote ist keine Standardeinstellung. Verantwortung, Ausnahmen und Entscheidungen mit größerer Auswirkung bleiben bei den zuständigen Personen.

Relevante Schritte, Statusänderungen und Fehler werden protokolliert. Verantwortliche Mitarbeitende erhalten eine Einweisung in Ablauf, Grenzen und Kontrollen. Bei Änderungen an Daten, Prozessen oder Systemen werden Auswirkungen geprüft und Anpassungen nach dem vereinbarten Umfang vorgenommen.

Datenschutz und Anforderungen des EU AI Act werden für den jeweiligen Anwendungsfall eingeordnet. Rolle, Anwendung und Risikokategorie sind dafür maßgeblich; relevant sein können Transparenz, Dokumentation, menschliche Aufsicht und ausreichende KI-Kompetenz. Die konkrete rechtliche Prüfung wird bei Bedarf mit qualifizierten Verantwortlichen abgestimmt.

  • Daten und Zweck

    Benötigte Informationen und Datenwege dokumentieren.

  • Begrenzte Berechtigungen

    Zugriffe und erlaubte Aktionen auf die Aufgabe abstimmen.

  • Menschliche Freigaben

    Wichtige Ergebnisse vor weiteren Schritten prüfen.

  • Qualitätsgrenzen

    Mindestanforderungen und Eskalationsregeln festlegen.

  • Nachvollziehbare Vorgänge

    Relevante Schritte, Status und Fehler protokollieren.

  • Geregelte Ausnahmen

    Unsichere und fehlgeschlagene Fälle gezielt weitergeben.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zur KI-Automatisierung

Antworten zu Einstieg, vorhandenen Systemen, Kontrollgrenzen, Kosten und Betrieb.

Welchen Prozess sollten wir zuerst automatisieren?

Ein geeigneter Prozess wiederholt sich häufig, ist klar abgrenzbar und hat ein überprüfbares Ergebnis. Fallzahl, Bearbeitungszeit, Datenlage und erkennbare Ausnahmen helfen bei der Auswahl. Auch kleine Unternehmen können mit einem Pilot starten, wenn Aufwand und Nutzen passen. Die Auswahl des ersten Prozesses wird anhand Ihres Betriebs getroffen.

Benötigt jede Automatisierung KI?

Nein. Eindeutige Bedingungen und strukturierte Daten lassen sich häufig mit festen Regeln und Schnittstellen verarbeiten. KI wird dort geprüft, wo wechselnde Texte, Dokumente, Bilder oder andere unstrukturierte Informationen eine Rolle spielen. Der Abschnitt Regeln und KI erklärt die Unterschiede.

Können unsere bestehenden Programme weiterverwendet werden?

In vielen Fällen ja, wenn geeignete APIs oder andere nutzbare Integrationen vorhanden sind. Website, Shop, Kundenverwaltung, Warenwirtschaft, E-Mail und Dokumentenablagen werden auf verfügbare Zugänge und technische Grenzen geprüft. Welche Schnittstellen tatsächlich umsetzbar sind, wird vor der verbindlichen Zusage geklärt.

Welche Aufgaben darf ein KI-Agent selbst ausführen?

Das wird vorab festgelegt. Ein Agent kann etwa Systeme abfragen und Vorgänge vorbereiten oder erlaubte Schritte nacheinander ausführen. Zugriffsrechte, Qualitätsregeln und Freigaben begrenzen die Aktionen. Verbindliche Angebote werden nicht standardmäßig ungeprüft versendet. Verantwortliche Personen entscheiden über Ausnahmen und Schritte mit größerer Auswirkung. Details stehen unter Kontrolle und Daten.

Was passiert bei falschen KI-Ergebnissen?

Prüfregeln markieren erkannte Unstimmigkeiten und leiten Vorgänge zur Kontrolle weiter. Da automatische Prüfungen Fehler übersehen können, prüfen verantwortliche Personen wichtige Ergebnisse. Unvollständige Daten, Unsicherheit und technische Fehler erhalten vereinbarte Eskalationswege. Im Beispielablauf ist diese Freigabe sichtbar.

Wie werden vertrauliche Daten und Datenschutz berücksichtigt?

Wir erfassen Datenarten, Zweck, Speicherorte, Übertragungswege und Zugriffe. Benötigte Daten und erlaubte Aktionen werden begrenzt. Aufbewahrung, Vertraulichkeit und Anbieterbedingungen müssen vor produktiver Verarbeitung geklärt sein. Je nach Anwendung kann eine rechtliche Prüfung erforderlich werden. Die Daten- und Kontrollplanung beschreibt das Vorgehen.

Was kostet KI-Automatisierung?

Analyse, Prozessumfang, Schnittstellen und Qualitätssicherung bestimmen die Entwicklungskosten. API-Nutzung, Plattformlizenzen, Speicher und Betreuung können laufenden Aufwand verursachen. Der begrenzte Pilot wird vorab kalkuliert. Entscheidend ist der Vergleich mit dem tatsächlich erzielbaren Nutzen einschließlich Kontrolle und Korrekturen; siehe Kosten und Nutzen.

Wie lange dauert ein Automatisierungsprojekt?

Die Dauer hängt von Umfang, Datenlage, beteiligten Systemen, Schnittstellen und nötigen Prüfungen ab. Ein einzelner Pilot hat andere Abhängigkeiten als ein Ablauf über mehrere Abteilungen. Nach der Bestandsaufnahme werden Etappen und benötigte Mitwirkung abgestimmt. Der Projektablauf zeigt die fünf Phasen.

Wie erkennen wir, ob sich der Pilot lohnt?

Vor dem Start werden Ausgangswerte wie Fallzahl, Bearbeitungszeit, Wartezeit und Rückfragen erfasst. Danach betrachten wir dieselben Kriterien sowie Datenqualität, Nacharbeit und Akzeptanz. Zeit für Freigaben, Korrekturen und Sonderfälle zählt mit. Erst der Vergleich mit Entwicklungs- und Betriebskosten bildet die Grundlage für den weiteren Ausbau.

Was erhalten wir nach dem Pilot und wie geht es weiter?

Nach erfolgreicher Prüfung kann der vereinbarte Ablauf eingebunden werden. Sie erhalten Dokumentation und Einweisung zu Bedienung, Grenzen und Fehlerwegen. Daten, Zugänge, Nutzungsrechte und Lizenzen werden vertraglich geregelt. Monitoring, Fehleranalyse und Anpassungen an veränderte Systeme oder Prozesse können vereinbart werden. Der Leistungsumfang benennt die Arbeitsergebnisse.

Automatisierungspotenzial prüfen

Welchen Ablauf möchten Sie vereinfachen?

Besprechen Sie Ihr Vorhaben direkt mit Martin Exenberger und klären Sie den passenden nächsten Schritt.

Automatisierung anfragen
Anfrage

Ihr Ablauf. Einfacher gedacht.

Beschreiben Sie eine wiederkehrende Aufgabe und wir prüfen gemeinsam den passenden Ansatz zur Automatisierung.

Projekt planen